Gli eventi Phygital, ma è davvero rivoluzione?

Phygital. Che parolona.

Difficile trovare un suo utilizzo prima del 2021, difficilissimo prima del 2020.

Come spesso succede di questi tempi in cui tutto è marketing, serviva coniare un nuovo termine per indicare quella rivoluzione data da un mix indefinito di fisico e digitale, mix a cui siamo già abituati da anni ma che, in questo ultimo biennio di pandemia, ha sicuramente spostato l'ago della bilancia prepotentemente verso il digitale a scapito del fisico.

E, ovviamente, non poteva che essere un mix di parole inglesi, physical e digital, perchè ovviamente fa ancora più marketing.

Ma davvero è questa grande rivoluzione?

Se ci guardiamo indietro, non è nato nulla di nuovo, c'era già tutto e tutto veniva già utilizzato. Smart-working o lavoro agile? Beh, in inghilterra non solo già si utilizzava, ma nel 2014 è addirittura diventato un diritto sancito dalla Flexible Working Regulation, e mio cugino lavora da casa già 2 volte la settimana dal 2010.

Eventi Ibridi? Lavorando nel settore, vi posso assicurare che esistono già da almeno 15 anni. Collegamenti in videoconferenza da parte di partecipanti e relatori durante l'evento in sala era già più frequente di quanto si pensi. E così via.

Ma allora dove sta la vera rivoluzione?

Forse proprio di rivoluzione non si può parlare, ma un cambiamento sicuramente questo biennio lo ha portato: l'integrazione. Se è vero che gli strumenti esistevano già tutti, è altrettanto vero che ci si è adoperati per un loro utilizzo integrato.

Videoconferenze, archiviazione online, migrazione in-cloud di piattaforme aziendali ma anche di molti software utilizzati quotidianamente, collegamenti social, single sign-on, etc., sono tutti strumenti che prima venivano utilizzati a se stanti, mentre ora si integrano e si fondono quasi senza soluzione di continuità in una stessa App o sito web.

In un certo senso è quello che successe con il primo iPhone: telefono, lettore mp3 e macchina fotografica. Esisteva già tutto, ma un genio ha pensato bene di mettere tutto in uno. Poi è arrivata la tariffa flat per navigare in Internet, e oggi non possiamo più farne a meno. Anzi, ci sembra quasi impossibile poter lavorare in quest'epoca senza uno smartphone.

Nel settore degli eventi è più o meno successa la stessa cosa: per non soccombere, le agenzie hanno cercato di spostare gli eventi in presenza in qualche modo in eventi "digitali". Questo ha portato ad una forte selezione tra aziende che hanno saputo reinventarsi e cavalcare l'onda ed aziende che si sono limitate ad usare programmi di videoconferenza esistenti. Ma, un congresso, un evento, non è una semplice conferenza, e solo chi ha avuto il coraggio di credere in un nuovo formato ed investire ne è uscito, e più forte di prima.

Dal punto di vista dell'invitato, la partecipazione ad un evento è un percorso composto da vari step: la registrazione, l'informativa sugli argomenti trattati, l'interazione con altri partecipanti, l'impatto del video emozionale in sala plenaria, il porre domande ai relatori, le attività pre e post evento, le premiazioni, la survey, ed altre numerose idee che fanno di ogni evento un evento "unico".

Dal punto di vista dell'organizzatore ciò significa avere i mezzi per produrre questo percorso interamente in digitale: una segreteria organizzativa in grado di sostenere il passaggio, una regia con strumenti adeguati, una produzione audio-video per i collegamenti e tante idee. Ma, soprattutto, un'infrastruttura software in grado di integrare tutti gli attori coinvolti.

Non si tratta di reinventare la ruota ma, appunto, di integrazione. Chi ha capito questo concetto non solo ha assorbito il colpo, ma in alcuni casi è stato protagonista di questo cambiamento. Ci sono agenzie che si sono portati in sede veri studi televisivi, coinvolgendo service di regia e audio/video e sfruttando quindi la loro esperienza per poter trasmettere in streaming con professionalità, mentre altre hanno acquisito ed incorporato intere aziende di software per sfruttare la loro expertise. Il tutto allo scopo di offrire un maggior coinvolgimento dell'utente con siti, app e webapp dedicati all'evento che ricostruissero il percorso pensato dai creativi, oltre che ad integrare vari strumenti sviluppati ad hoc, quali la possibilità di porre domande in diretta ai relatori o banalmente prendere appunti direttamente a schermo per poi inviarsi il tutto via email.

In tutto questo processo di trasformazione sicuramente I.T.S. Planet ha avuto un ruolo da protagonista grazie allo sviluppo della piattaforma Virtualspace e al suo utilizzo da parte di alcune delle più prestigiose agenzie eventi d'Italia. Il motivo del suo grande successo è proprio l'essere nata sul concetto sin'ora espresso: uno strumento nuovo, efficiente, verticalizzato sugli eventi digitali ma basato sull'integrazione di ciò che di meglio c'è in giro. Ad esempio, nessuno di noi vuole sostituirsi alla regia ed alla competenza di chi ha già l'expertise per farlo, ma qualunque agenzia può scegliere il proprio service ed integrare i flussi di streaming nella piattaforma e a gestirli in tempo reale con una matrice virtuale.

Questo approccio ha permesso alla ruota delle imprese del settore a tornare a girare, per lo meno parzialmente, negli anni di chiusura.

Ora, con le riaperture, c'è una gran voglia di tornare agli eventi in presenza. Ma con l'esperienza degli eventi digitali sulle spalle, esperienza che ha mostrato a tutti gli operatori i grandi vantaggi di certi strumenti: vantaggi che si vorrebbero mantenere. Le aziende possono raggiungere una platea più ampia senza dover rinunciare alla presenza, un relatore può partecipare anche se dall'altra parte del mondo, una survey può essere completata in tempo reale anche dal divano di casa, l'engagement con l'invitato può essere portato avanti sia se presente che non presente fisicamente.

Gli strumenti ci sono, ed ora, nuovamente, i due mondi si stanno fondendo.

Quanto in termini di peso rimarrà del "digital" e quanto sarà nuovamente "physical", al momento non è dato sapere. Gli investimenti fatti dalle agenzie faranno si che le opportunità verranno sfruttate, i costi si ridimensioneranno, gli eventi saranno sempre più ibridi e meno solo "physical" o solo "digital".

Ma una rivoluzione si, c'è stata: l'apertura mentale. La pandemia, con tutte le sue problematiche, ha accelerato l'utilizzo consapevole degli strumenti digitali e dello smart-working, obbligando molte persone a ricredersi: insomma, phygital si può fare.