La segreteria organizzativa eventi, un aspetto sempre più rilevante per l’agenzia che deve gestisce l’evento

Molto spesso ci contattano agenzie di eventi perchè vorrebbero utilizzare webRay, la nostra segreteria web organizzativa per gestire tutti gli eventi che organizzano; fin qui tutto bene, anzi ci fa solo piacere perchè vedono in webRay un software web flessibile e funzionale :)

Il problema nasce quando, proseguendo nella descrizione delle loro esigenze, chiedono se sia possibile utilizzare una sola installazione di webRay per tutti gli eventi che organizzano.

Solitamente webRay è installato di volta in volta su di un nome dedicato all'evento perchè il Committente finale vuole avere una personalizzazione sia del dominio su cui gli ospiti accederanno per consultare i dettagli dell'evento, sia perchè vogliono una casella email personalizzata per tutte le comunicazioni con l'ospite.

Se l'agenzia utilizzasse una sola installazione di webRay per tutti gli eventi che organizza, occorrerebbe installarla su di un nome di dominio dell'agenzia stessa con relativa mail che avrà estensione sempre uguale e non personalizzata.

Ad esempio se l'agenzia si chiamasse Miaagenzia, la piattaforma sarebbe installata su di un dominio simile a www.miaagenzia.events e la mail di comunicazione con gli ospiti, per qualsiasi evento, avranno come estensione @miaagenzia.events.

Questo fatto, per esperienza, indispettisce parecchio il Committente che, per questioni di immagine e prestigio agli occhi dei propri ospiti esige una personalizzazione completa di tutto a partire dal dominio e della email.

Oltre a questo aspetto puramente "formale", il grosso limite di avere una segreteria web per eventi unica, è la personalizzazione della stessa.

A noi piace fornire dei software web custom, ogni aspetto e funzionalità deve essere sviluppato in funzione delle esigenze del Committente, quindi dinamiche di registrazione all'evento, aspetto grafico, contenuti ecc devono essere assolutamente custom.

Utilizzando un unica segreteria web, per quanto flessibile, questo è praticamente impossibile in quanto parecchie dinamiche devono essere programmate manualmente da noi, pensate per esempio a quelle segreterie organizzative che richiedono iscrizione di ospiti con profili differenti, ogni profilo una scheda di registrazione differente, o quando sono richiesti pagamenti di quote di adesione online o ancora quando sono richieste la scelta di partecipazione di workshop o attività multiple ecc.

Quindi, se sei un’agenzia che gestisce segreterie organizzative web di eventi con dinamiche molto simili tra di loro, con Clienti non particolarmente esigenti allora puoi utilizzare una solo installazione di webRay per tutti; se invece i tuoi Clienti sono esigenti e le dinamiche che ti richiedono sono sempre differenti, è più conveniente e pratico installare webRay e personalizzala di volta in volta.

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