Segreteria Organizzativa eventi e guest management
La tua Segreteria Organizzativa
senza stress
Automatizza, semplifica e gestisci ogni dettaglio dei tuoi eventi con la più evoluta piattaforma di Guest Management.
Finalmente puoi dire addio ai fogli Excel, infinite email e dispendiosi processi manuali,con webRay®, la gestione degli ospiti diventa intuitiva, automatizzata e produttiva.
Procedure automatizzate
webRay® semplifica la gestione degli eventi e ottimizza l'esperienza degli ospiti; centralizza le informazioni, personalizza le comunicazioni e automatizza i processi.
Funzionalità avanzate
Invio di mail programmate, reports personalizzati, integrazioni con sistemi di pagamento online, chatbot con Intelligenza Articiale e molto altro.
Nessuna piattaforma ti ha mai soddisfatto completamente,
ma sai che deve esiste un modo più efficente per gestire i tuoi eventi.
Funzionalità non integrate
Sei costretto a utilizzare programmi diversi per gestire funzionalità che dovrebbero essere integrate.
Rigidità della piattaforma
Fatichi a utilizzare la stessa piattaforma per gestire tipologie di eventi differenti.
Mancanza di strumenti avanzati
Non hai trovato strumenti evoluti per l'automazione dei processi, la business intelligence e la gestione degli accessi.
webRay®, ora la tua Segreteria Organizzativa diventa più efficiente e produttiva
webRay® è progettato per superare le sfide comuni dei software di segreteria, offrendo una soluzione integrata, flessibile e ricca di funzionalità avanzate.
Flessibilità
Si adatta alle tue esigenze, in base al tipo di evento che stai organizzando.
Processi automatizzati
Automatizza l'invio di email, le iscrizioni dal sito, assegnazioni camere, report e molto altro.
Funzionalità evolute
Integrazione con sistemi di pagamento, chatBot AI, e gestionali proprietari.
Comunicazione multicanale
webRay® non si limita alle email, ma integra notifiche push e SMS per raggiungere gli ospiti su diversi canali.
Gestione sito o web app
Puoi fornire ai tuoi ospti il sito o una web app dedicato all'evento
webRay: risparmia tempo e risorse nella gestione dei tuoi eventi!
5 moduli interconnessi per un controllo totale e una maggiore efficienza.
Dashboard
Il tuo centro di controllo per monitorare e analizzare gli eventi in tempo reale
Immagina di avere una visione d'insieme, chiara e aggiornata, di tutto ciò che accade durante il tuo evento. Con il modulo Dashboard, puoi!
Monitora le iscrizioni in tempo reale, verifica le iscrizioni alle attività, tieni sotto controllo gli eventuali pagamenti e molto altro.
I grafici interattivi e gli indicatori chiave di performance (KPI) personalizzabili ti permettono di visualizzare i dati più importanti per te, in modo intuitivo e immediato.
Anagrafe
Gestisci i tuoi ospiti con efficienza e precisione
Dì addio al caos di fogli Excel e liste cartacee!
- Visualizzazione e gestione degli ospiti: filtra, ordina e cercare i partecipanti; visualizza e modifica i dati anagrafici, i contatti, le preferenze e lo storico delle interazioni per ciascun ospite.
- Profilazione: definisci diversi profili di ospiti (VIP, relatori, sponsor) con campi specifici per personalizzare l'esperienza di accoglienza.
- Inserimento e modifica degli ospiti: aggiungi nuovi partecipanti singolarmente o importa liste da file Excel.
- Gestione delle rooming list e fly list: assegna le camere e i voli agli ospiti, gestisci le preferenze di sistemazione e genera report.
- Gestione accompagnatori: gestisci l'elenco degli accompagnatori associati a ciascun ospite.
- Gestione richieste: tieni traccia di tutte le richieste degli ospiti (es. esigenze alimentari, assistenza speciale) attraverso un registro dedicato.
Mailing
Comunica con i tuoi ospiti in modo efficace e personalizzato
Il modulo Mailing di webRay® ottimizza la gestione delle comunicazioni con i partecipanti agli eventi attraverso funzionalità avanzate di Email Automation.
- Creazione di template personalizzati: con webRay® puoi creare messaggi unici e accattivanti grazie all'editor intuitivo e ai modelli predefiniti, personalizzabili con campi dinamici per un'esperienza su misura.
- Invio di email massive: webRay® ti permette di inviare email massive a liste di destinatari segmentate in base a criteri specifici, programmare l'invio delle email in momenti specifici.
- Archivio completo delle comunicazioni: webRay® conserva uno storico completo di tutte le email inviate, permettendoti di tracciare ogni comunicazione e di accedere in qualsiasi momento alla copia esatta di ogni messaggio inviato.
Reports
Analisi e dati a portata di click
Con webRay® puoi interrogare il database e creare report personalizzati in formato Excel, selezionando le informazioni più rilevanti per te.
- Crea pre-set di report: definisci modelli di report con i campi e i criteri di tuo interesse, per velocizzare la generazione di report ricorrenti.
- Ordina i campi: organizza i dati nel report come preferisci, ordinando le colonne per visualizzare le informazioni più importanti in primo piano.
- Applica filtri flessibili: filtra i dati in base a criteri specifici, come la data di arrivo, il mezzo di trasporto utilizzato o altri parametri rilevanti.
- Accedi allo storico dei report: consulta i report generati in precedenza per tracciare l'evoluzione dei dati nel tempo.
Sito di registrazione
Crea il sito di registrazione come lo desideri
webRay® ti permette di creare e gestire il tuo sito web di registrazione eventi in modo semplice e autonomo, senza bisogno di competenze tecniche.
- Modifica testi e immagini: crea pagine informative e accattivanti con l'editor intuitivo di webRay®.
- Aggiungi nuove pagine: arricchisci il sito con informazioni utili sull'evento, come l'agenda, la location, le FAQ e contatti.
- Organizza i contenuti: struttura le informazioni in modo chiaro e logico per guidare i partecipanti nel processo di registrazione.
Nuovi strumenti evoluti per la tua segreteria organizzativa
Oltre alle funzionalità di base, webRay® integra una serie di funzionalità avanzate per rispondere alle esigenze delle Segreterie Organizzative più complesse.
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Chatbot con Intelligenza Artificial (IA)
Automatizza l'assistenza ai partecipanti, rispondendo alle loro domande e fornendo informazioni in tempo reale, 24 ore su 24, 7 giorni su 7
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Sistemi di accredito integrati
Una suite di sistemi di accredito per gestire in modo efficiente l'accredito dei partecipanti in loco, con funzionalità di scansione QR code, firma digitale e spunta digitale.
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Invio massivo biglietteria in PDF
Carica i documenti di viaggio (biglietti aerei, treni, ecc.) in un'unica cartella e webRay® li invierà automaticamente ai partecipanti corrispondenti tramite email.
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Sistema di pagamenti integrati
webRay® si integra con i principali gateway di pagamento, permettendoti di implementare nel tuo sito di registrazione carrelli elettronici per transazioni sicure e gestire gli incassi in modo automatico.
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Sistemi di notifiche push su browser
webRay® non si limita a gestire l'invio di email massive, ma offre anche la possibilità di raggiungere i partecipanti ai tuoi eventi in modo diretto e immediato attraverso le notifiche push on browser.
Quando usare webRay®
webRay® è la piattaforma di Segreteria Organizzativa per eventi ideale per un'ampia gamma di professionisti e realtà:
Event Manager:
professionisti che si occupano dell'organizzazione di eventi di ogni tipo, dai congressi alle conferenze, dai meeting aziendali agli eventi culturali. webRay® li supporta in ogni fase del processo organizzativo, fornendo gli strumenti necessari per gestire in modo efficiente la logistica, la comunicazione, le iscrizioni e l'analisi dei risultati.
MICE Department:
i dipartimenti MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) possono utilizzare webRay® per gestire in modo efficiente viaggi incentive, conferenze e altri eventi aziendali, inclusi i servizi di transfer e accomodation.
Aziende:
webRay® consente alle aziende di organizzare eventi interni ed esterni in modo professionale, semplificando la gestione delle iscrizioni, la comunicazione con i partecipanti e la tracciabilità dei dati.
Location per eventi
webRay® consente alle location per eventi di promuovere i propri spazi, gestire le prenotazioni e organizzare eventi in modo professionale, offrendo un servizio completo ai propri clienti.
Organizzazioni no profit e società scientifiche:
webRay® offre alle organizzazioni no profit e alle società scientifiche una piattaforma per gestire l'organizzazione di congressi scientifici, incontri con i membri e altre attività associative.
Perchè webRay® è la Segreteria Organizzativa che fa la differenza ?
GDPR Compliance
webRay® è conforme al GDPR, gestiamo i dati personali con la massima attenzione e trasparenza, secondo le più severe normative europee.
SSL Encryption
webRay® utilizza la crittografia SSL per proteggere tutte le informazioni sensibili, garantendo la massima sicurezza per te e i tuoi partecipanti.
AI Powered
webRay® utilizza chatbot basati su AI per automatizzare l'interazione con gli utenti e fornire assistenza in tempo reale durante l'intero ciclo di vita dell'evento.
Pagamenti integrati
webRay® semplifica i pagamenti per i tuoi partecipanti. La piattaforma integra i più diffusi gateway di pagamento, consentendo agli ospiti di acquistare servizi o attività extra con facilità e sicurezza.
Carbon neutral
webRay® è la scelta giusta per i tuoi eventi ecosostenibili.
La nostra piattaforma è carbon neutral, grazie all'utilizzo di energie rinnovabili e alla compensazione delle emissioni di CO2.
Assistenza a 5 stelle
Il nostro team di esperti ti supporta in ogni fase, dalla configurazione alla gestione quotidiana di webRay®. Siamo sempre a disposizione per rispondere alle tue domande e garantirti un'esperienza serena e gratificante.
Domande frequenti
Trova rapidamente le risposte alle tue domande più comuni tra le nostre FAQ!
Se non trovi quello che cerchi puoi contattaci direttamente.
Certamente! webRay® offre ampie possibilità di personalizzazione, sia per quanto riguarda l'aspetto grafico del sito web e dei moduli di iscrizione, sia per quanto riguarda le funzionalità e i flussi di lavoro.
Sì, webRay® è dotato di API aperte che consentono l'integrazione con CRM, ERP e altri sistemi aziendali.
webRay® si integra con i principali gateway di pagamento, consentendo di accettare pagamenti online in modo sicuro e automatizzato. Se richiesto, è possible sviluppare gateway di pagamento adHoc.
webRay® offre un sistema di Email Massivo con funzionalità avanzate per la creazione di template personalizzati, l'invio di email massive, l'invio di SMS e notifiche push browser.
webRay® offre una Dashboard con grafici interattivi e indicatori chiave di performance (KPI) personalizzabili per il monitoraggio in tempo reale dell'evento. La piattaforma dispone anche di un modulo Reports per la generazione di report analitici e gestionali.
Certo. webRay® offre funzionalità specifiche per la gestione di eventi ibridi e virtuali, come la creazione di piattaforme di streaming, la gestione di webinar e la creazione di ambienti virtuali interattivi.
Assolutamente sì; è conforme al GDPR e alle altre normative vigenti in materia di privacy e sicurezza dei dati. La piattaforma adotta misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati dei partecipanti.
Sì, è possibile richiedere una demo gratuita di webRay® per testare le funzionalità della piattaforma e valutare se è la soluzione adatta alle proprie esigenze.
Sì, webRay® semplifica la gestione di eventi ricorrenti, consentendo di duplicare eventi precedenti e di adattare le informazioni in base alle nuove esigenze.
webRay® viene distribuito come SAAS (Software As A Service); con diverse opzioni di abbonamento e prezzi variabili in base alle funzionalità incluse e al numero di utenti. Contattaci per richiedere un preventivo personalizzato in base alle tue esigenze.
webRay® offre un servizio di assistenza clienti dedicato, accessibile tramite telefono, email e chat. Il team di supporto è a disposizione per rispondere alle domande, risolvere eventuali problemi e fornire assistenza nell'utilizzo della piattaforma.
webRay® è disponibile in diverse lingue, tra cui italiano, inglese, francese, spagnolo e tedesco. La piattaforma può essere facilmente adattata a lingue aggiuntive in base alle esigenze del cliente.
Alcune aziende che hanno utilizzato i nostri software web
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