Come evitare lo spam nelle email inviate da piattaforme di segreteria organizzativa

Sommario

• 1. Introduzione: il problema dello spam
• 2. Come funzionano i filtri antispam
• 3. I tre fattori che determinano il successo dell’invio
  • 3.1 L’infrastruttura di invio
  • 3.2 La composizione del messaggio
  • 3.3 La qualità delle liste
• 4. Come testare una mail prima dell’invio
• 5. Focus On

1. Introduzione: il problema dello spam

Secondo Statista (2024), oltre il 45% delle email inviate nel mondo viene catalogato come spam. Questo fenomeno ha un impatto diretto sulla deliverability, ossia sulla capacità di recapitare correttamente le email nella casella di posta del destinatario. Secondo Mailmodo (2024), circa il 21% delle email legittime non raggiunge mai la inbox dell’utente.

2. Come funzionano i filtri antispam

I filtri antispam operano su due livelli:

• Lato provider (ISP): analizzano l’infrastruttura, la reputazione del dominio e i contenuti.
• Lato client: applicano regole definite dall’utente sul proprio client di posta.

I filtri assegnano un punteggio a ciascun elemento dell’email (oggetto, contenuto, mittente, struttura HTML), aumentando il rischio di spam se la somma dei comportamenti sospetti supera una soglia critica.

3. I tre fattori che determinano il successo dell’invio

3.1 L’infrastruttura di invio

Un’infrastruttura tecnica affidabile è essenziale per evitare che l’email venga bloccata a monte. I requisiti fondamentali sono:

• Server SMTP dedicato
• Protocollo SPF
• Firma DKIM
• Politica DMARC

L’implementazione corretta di SPF, DKIM e DMARC può ridurre fino all’80% la probabilità che un’email venga classificata come spam (Cisco, 2023).

3.2 La composizione del messaggio

Oggetto della mail

• Evitare tutto maiuscolo e punteggiatura eccessiva
• Non usare parole come “GRATIS”, “FREE”, “GUARANTEED”
• Non iniziare con cifre in euro/dollari
• Non usare oggetti vuoti o troppo generici
• Non inserire username o nomi nei soggetti

Corpo della mail

• Larghezza consigliata: 560–600 px
• Evitare il copia/incolla da Word
• Non usare solo immagini
• Equilibrio tra testo e immagini
• Formato immagini consigliato: JPG o GIF
• Evitare linguaggio aggressivo o promozionale eccessivo

3.3 La qualità delle liste

Una lista ben curata migliora la reputazione del mittente. Accorgimenti utili:

• Rimuovere indirizzi errati, duplicati o inattivi
• Controllare la bounce rate (sotto il 2%)
• Utilizzare liste con consenso valido (preferibilmente double opt-in)

4. Come testare una mail prima dell’invio

Utilizza mail-tester.com per verificare la qualità dell’email.

Passaggi:

1. Copia l’indirizzo email temporaneo fornito dal sito
2. Invia la tua email a quell’indirizzo
3. Torna sul sito e clicca su “Then check your score”
4. Leggi il punteggio da 0 a 10 e i dettagli del test

Un punteggio sopra 7 è generalmente considerato accettabile.

5. Focus On

Sebbene non esista una garanzia di recapito al 100%, seguendo le buone pratiche si può ridurre fino al 90% il rischio di spam (SendGrid, 2023).

Checklist finale